Когато стартираме своя бизнес, всички искаме да минимизираме разходите и стриктно следим своя бюджет. На пазара има море от софтуери със всевъзможни функционалности и възможности. От AccountingAnswer в няколко различни раздела ще се опитаме да ви предложим някои полезни безплатни софтуери за малкия и среден бизнес, които биха били изключително полезни, ще организират работата ви и ще ви помогнат в началото когато нямате достатъчно бюджет за платени програми.

Безплатна складова програма за малкия бизнес

Независимо с какви и колко стоки работите, една такава програма би ви била изключително полезна, за да следите наличностите си, доставките, продажбите и дори да правите производствен процес с тях по зададени рецептури. Важно уточнение тук е, че това е складова програма и за да спазвате разпоредбите и да отговаряте на Наредба – 18 за регистриране и отчитане на продажбите, трябва да се уверите, че е лицензирана в НАП. Ако извършвате продажби през нея, то тя е СУПТО (софтуер за управление на търговски обекти) и трябва да бъде свързана с касов апарат. Ако ще я ползвате само да следите наличности и справки, то в този случай не  е необходимо да имате връзка с касов апарат. Трябва да бъдете изключително внимателни да отговаря на изискванията на посочената Наредба, за да избегнете санкции.

Примери за складови програми:

• Microinvest Склад – освен възможностите за водене на отчетност за складови наличности, програмата има различни видове справки, които бихте могат да ви бъдат полезни. Освен това системата предлага и експорт на данни в различни формати. Разликата тук с платените складови версии на Микроинвест можете да правите и продажби, защото те са лицензирани в НАП
• Kaldata Склад – безплатната версия на тази програма е по ограничена, но предлага стандартните модули, които първоначално биха ви били достатъчни – склад, производство , справки, доставки, заявки
• Dream professional – това са безплатни софтуери за счетоводство, търговия и склад. Предлагат се две версии едната работи в режим СУПТО, а другата не.
• Trade Master Free – складов софтуер, който съдържа най-важните функционалности за една малка фирма. Версията не е СУПТО по смисъла на Наредба 18 и не може да се ползва в търговски обекти, които извършват продажби, за които се изисква фискален касов бон.

В интернет пространството можете да намерите още редица подобни софтуери, трябва да знаете за какви цели ви е необходим, дали ви трябва режим СУПТО или не. Повечето безплатни софтуери имат и платена версия с повече функционалности. Освен това всеки софтуер има или демо версия или безплатен пробен период, за да изберете това което ви е най-практично и удобно в работата ви.

Програми за фактуриране и издаване на касови бележки за малкия и среден бизнес:

Ако решите да търсите ще намерите редица безплатни софтуери и уеб портали за фактуриране. Важно е да съобразите и проверите дали отговарят на изискванията на нашето законодателство, дали съдържат всички необходими реквизити за фактура според Закона за счетоводството. Можете да ползвате такива софтуери и да изпращане фактури по имейл, като имате предвид, че подписа и печата не са задължителен реквизит във фактурата. Официален портал за е-фактури, който е с електрон подпис и шифрова файла е https://www.efaktura.bg/.

В мрежата ще намерите следните безплатни софтуерни продукти за фактуриране:

• Fisco – това е продукт на Microinvest, който е изключително лек и удобен, позволява въвеждането на стоки и услуги с цена. Програмата не е СУПТО по смисъла на Н18, защото не съхранява данни за количество, наименование и цена.
• Microinvest Invoice Pro – безплатен софтуер за фактуриране, който предлага вариант за работа в СУПТО режим или не, според вашите нужди
• City Free – безплатна програма за издаване на фактури за различни категории потребители. Може да се настрои според нуждите и изискванията ви

Уеб базирани системи за фактуриране. Според мен те са по-лесни и функционални за използване. Ето някои примерни такива:

• https://faktura-bg.com/
• https://faktura1.com/
• https://www.fakturirane.bg/
• https://invoicepro.bg/ – това е уеб портала, който силно препоръчвам. Работи се изключително лесно и интуитивно. Това е най-популярната платформа одобрена от НАП за безплатно издаване на фактури, отговаря на всички изисквания на Наредба 18 и има възможност за работа в СУПТО режим или не, според вашата необходимост. Предлага  различни справки и експорт на данни.

Програми за водене на каса:

• Microinvest Прима
• ПИН – програма за платежни документи и касови ордери
• Dream professional

Освен изброените можете да разгледате вариантите, които предлага https://templates.office.com/bg-bg/ като шаблони, или да използвате шаблоните за да създадете свои таблици и справки, които да са съобразени с вашия бизнес конкретно. Ще намерите множество шаблони на таблици, категоризирани в различни групи и теми.

Безплатен счетоводен софтуер

За съжаление тук ще ви разочаровам. Според мен няма безплатен счетоводен софтуер, който да ви предложи адекватна система. Има някой с наистина достъпен бюджет, които можете да разгледате, но безплатен не препоръчвам. Тези, които намирате в мрежата могат да бъдат използвани в някой случаи като – каса, платежни документи и други, но не и за водене на цялостно счетоводство.

Програми за управление на проекти за малкия и среден бизнес:

Pipefy – безплатна програма за организиране на работния процес – организира ангажиментите, работи по утвърдени шаблони или вие създавате ваш, по който да работите. Първоначално е доста объркваща системата, но когато я организирате вие работи добре.

Wrike – система за управление и организиране на задачите в екип. Позволява организирането на проекти, обмяна на файлове и споделяне на информация.

Todoist – web базирана безплатна система за организация на екипа и работата в бизнеса, интегрирана с gmail.

Bitrix24 – представлява вътрешна социална мрежа, която до определени параметри е напълно безплатна. Позволява споделяне на информация, разпределяне на задачи и следене на работния процес.

В момента в сферата на счетоводните услуги се случват значителни промени. Все повече се предлагат онлайн счетоводни услуги, които са доста по достъпни като цена. Макар и доста бавно това да променя бранша е бъдещето в сферата. Защо е така и защо е по-евтино? Това се дължи на множеството софтуерни продукти, които позволяват автоматичен обмен на информация, като фактури, платежни документи и ред друг, което позволява директен експорт към някои счетоводни софтуери. Това значително улеснява оперативната работа на счетоводителя и времето, което е необходимо за обработка на информацията. Съответно това е причина цената да се различава от стандартната услуга, което по никакъв начин не рефлектира върху качеството и професионализма в работата. Ако вие се справяте с работата си с различни софтуери, а не събирате всичко на хартия, това ще улесни процеса на работа и дава възможност за по-лесна обработка на информацията и повече справки и възможности за вас самите.

Можете да разгледате услугите на https://accountinganswer.bg/ и да изпратите запитване по всякакви въпроси които ви интересуват.